Noodpakket op het werk: wat hebben medewerkers nodig?
Een noodsituatie kan ervoor zorgen dat voorzieningen waar je normaal gesproken op vertrouwt tijdelijk niet beschikbaar zijn. Denk aan een stroomstoring, uitval van internet en telefonie, extreem weer of een andere verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering.
Een noodpakket op het werk helpt je om je organisatie in zo’n situatie zo goed mogelijk voor te bereiden. Het bevat praktische middelen waarmee je medewerkers veilig kunt laten werken en belangrijke werkzaamheden zo veel mogelijk kunt voortzetten wanneer de normale voorzieningen wegvallen.
Stel je voor dat tijdens een gewone werkdag plotseling de stroom uitvalt. Computers vallen uit, het licht gaat uit en medewerkers kunnen niet meer bij digitale systemen. Als de storing langer duurt, ontstaan er al snel andere vragen. Hoe blijven medewerkers met elkaar communiceren? Waar halen zij drinkwater en voedsel vandaan? Hoe zorg je voor voldoende verlichting? En welke apparatuur moet nog kunnen blijven werken?
Waarom een noodpakket op het werk?
Op een normale werkdag zijn veel zaken vanzelfsprekend. Er is elektriciteit, internet, verlichting, verwarming en toegang tot digitale systemen. Wanneer deze voorzieningen uitvallen, merk je hoe afhankelijk je organisatie ervan is.
Een noodpakket op het werk is daarom niet alleen bedoeld voor grote calamiteiten. Ook bij een langdurige stroomstoring of een andere onverwachte onderbreking kunnen eenvoudige voorzieningen al een groot verschil maken. Voor medewerkers is het bijvoorbeeld belangrijk dat er voldoende drinkwater, verlichting en EHBO-materialen aanwezig zijn. Wanneer zij langere tijd op locatie moeten blijven, kunnen ook voedsel- en warmtevoorzieningen noodzakelijk zijn. Voor de bedrijfsvoering kan juist noodstroom, communicatie of toegang tot belangrijke informatie van groot belang zijn.
Het doel van een noodpakket op het werk is niet om iedere noodsituatie volledig op te lossen, maar om je organisatie en medewerkers de middelen te geven om een verstoring zo goed mogelijk te overbruggen.
Wat hebben medewerkers nodig tijdens een noodsituatie?
Er bestaat geen standaard noodpakket dat voor ieder bedrijf geschikt is. De benodigde inhoud hangt af van het soort organisatie, het aantal medewerkers, de locatie en de risico’s waarmee je bedrijf te maken heeft.
Een kantoor heeft bijvoorbeeld andere behoeften dan een winkel, restaurant, magazijn of productiebedrijf. Afhankelijk van jouw organisatie kan een noodpakket op het werk onder andere bestaan uit:
Noodstroom en powerbanks
Bij een stroomstoring kunnen belangrijke apparaten en systemen uitvallen. Bepaal daarom welke apparatuur absoluut moet blijven functioneren en hoe lang je deze wilt kunnen gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan laptops, communicatiemiddelen, netwerkapparatuur, beveiligingssystemen of andere essentiële apparatuur. Afhankelijk van het benodigde vermogen kunnen verschillende vormen van stroomvoorziening geschikt zijn.
Verlichting
Wanneer de normale verlichting uitvalt, moet het gebouw nog steeds veilig toegankelijk zijn. Zorg daarom voor voldoende zaklampen, hoofdlampen of andere vormen van noodverlichting. Leg deze op vaste, goed bereikbare plaatsen en controleer regelmatig of ze werken en of de batterijen nog voldoende capaciteit hebben.
Noodrantsoenen
Een storing kan soms langer duren dan verwacht. Als medewerkers tijdens een noodsituatie op locatie moeten blijven, is het verstandig om ook rekening te houden met eten en drinken. Houdbare noodrantsoenen kunnen onderdeel zijn van een professioneel noodpakket. Hoeveel je nodig hebt, hangt onder andere af van het aantal medewerkers en de periode die je wilt kunnen overbruggen.
Communicatiemiddelen
Wanneer internet, telefonie of andere reguliere communicatiemiddelen uitvallen, moet je nog steeds met medewerkers kunnen communiceren. Afhankelijk van de situatie kunnen bijvoorbeeld portofoons een praktische oplossing zijn om op locatie contact met elkaar te houden. Denk daarnaast na over hoe je contact onderhoudt met klanten, leveranciers en andere belangrijke partijen wanneer de normale communicatiemiddelen niet beschikbaar zijn.
Noodradio
Een noodradio kan helpen om tijdens een langdurige storing informatie en officiële berichtgeving te blijven ontvangen. Dit is vooral belangrijk wanneer internet en andere digitale informatiekanalen tijdelijk niet beschikbaar zijn. Zorg ervoor dat medewerkers weten waar de radio zich bevindt en hoe deze gebruikt moet worden.
Drinkwater
Water is een basisvoorziening die niet mag worden vergeten. Zeker wanneer medewerkers tijdens een noodsituatie langere tijd op locatie blijven, moet er voldoende drinkwater beschikbaar zijn. Bepaal vooraf hoeveel medewerkers je op locatie kunt hebben en voor welke periode je voldoende water wilt kunnen voorzien.
EHBO
Een ongeluk zit ook tijdens een noodsituatie niet in een klein hoekje. Een goed uitgeruste EHBO-kit hoort daarom bij de basisvoorzieningen van een bedrijf.
Warmtevoorzieningen
Wanneer de verwarming uitvalt tijdens koud weer, kan de temperatuur in een gebouw snel onaangenaam worden. Medewerkers die langere tijd op locatie moeten blijven, hebben dan behoefte aan extra warmte. Denk bijvoorbeeld aan dekens en andere warmtevoorzieningen die je veilig kunt gebruiken wanneer de normale verwarming niet beschikbaar is.
Belangrijke informatie en documenten
Tijdens een noodsituatie heb je soms juist informatie nodig die normaal gesproken alleen digitaal beschikbaar is. Denk aan belangrijke telefoonnummers, contactgegevens, noodprocedures, instructies en andere documenten die nodig zijn om beslissingen te kunnen nemen. Zorg daarom dat essentiële informatie ook offline beschikbaar is wanneer je deze nodig hebt.
Hoe bepaal je wat er in een noodpakket op het werk moet zitten?
Het samenstellen van een noodpakket op het werk begint niet met het kopen van een standaardpakket. Begin bij je eigen organisatie. Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:
- Hoeveel medewerkers moeten we tijdens een noodsituatie kunnen ondersteunen?
- Welke bedrijfsprocessen moeten blijven functioneren?
- Van welke voorzieningen zijn deze processen afhankelijk?
- Wat gebeurt er als de stroom uitvalt?
- Wat gebeurt er als internet of telefonie niet beschikbaar is?
- Welke apparatuur moet blijven werken?
- Hoe lang moeten we een storing kunnen overbruggen?
- Wat hebben medewerkers nodig als zij langere tijd op locatie blijven?
- Welke informatie moet ook zonder internet beschikbaar zijn?
De antwoorden op deze vragen bepalen welke voorzieningen voor jouw bedrijf belangrijk zijn. Een goed noodpakket sluit daarom aan op de daadwerkelijke risico’s en behoeften van jouw organisatie.
Van voorbereiding naar bedrijfscontinuïteit
Een noodpakket op het werk staat niet op zichzelf. Het is onderdeel van je bredere bedrijfscontinuïteitsplan. Je plan beschrijft wat je doet tijdens een verstoring; het noodpakket bevat een deel van de praktische middelen die je daarvoor nodig hebt.
Een noodpakket op het werk hoeft niet voor iedere organisatie hetzelfde te zijn. Juist door eerst te kijken naar je eigen risico’s, medewerkers en bedrijfsprocessen, kun je bepalen welke voorzieningen echt noodzakelijk zijn. Het belangrijkste is dat je niet pas tijdens een storing ontdekt wat je mist.
Wil je weten welke noodvoorzieningen bij jouw organisatie passen? Bij Allprepare denken we graag met je mee over een passende voorbereiding voor jouw bedrijf.