Bedrijfscontinuïteit

Voorbereiden op crisissituaties: hoe blijft je bedrijf operationeel?

Een crisissituatie kan onverwacht ontstaan. Een langdurige stroomstoring, uitval van internet en telefonie, een cyberincident of problemen met betalingsverkeer kunnen ervoor zorgen dat dagelijkse bedrijfsprocessen plotseling niet meer normaal functioneren.

Voor bedrijven is het niet alleen belangrijk wat er tijdens een crisis gebeurt, maar ook: hoe lang kunnen we blijven functioneren als belangrijke voorzieningen wegvallen? Een goede voorbereiding begint met het in kaart brengen van de processen die essentieel zijn voor je bedrijfsvoering en de gevolgen wanneer deze tijdelijk niet beschikbaar zijn.

Wat gebeurt er tijdens een noodsituatie?

Veel bedrijven zijn afhankelijk van voorzieningen die we op een normale werkdag als vanzelfsprekend beschouwen. Elektriciteit, internet, mobiele communicatie, verwarming, verlichting, betaalmogelijkheden en digitale systemen. Als één of meerdere daarvan wegvallen, kan dat direct gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering.

Stel je voor dat de stroom uitvalt tijdens een drukke werkdag. Een medewerker zit midden in een belangrijke order. Een andere medewerker staat met een klant aan de telefoon. In het magazijn worden ondertussen bestellingen verzameld.

Ineens valt alles stil.

Medewerkers vragen zich af wat ze moeten doen. Kunnen ze naar huis? Is het gebouw nog veilig? Hoe blijven ze met elkaar communiceren? Wat gebeurt er met klanten en bestellingen?

Wat gebeurt er na 15 minuten, 1 uur, 6 uur en 24 uur?

De gevolgen van een storing zijn niet voor ieder bedrijf hetzelfde. Wel geldt vaak: hoe langer de uitval duurt, hoe groter de impact wordt.

Na 15 minuten

Medewerkers kunnen al hinder ondervinden. Computers en systemen werken mogelijk niet meer en betalingen of communicatie kunnen worden beperkt.

Na 1 uur

Belangrijke bedrijfsprocessen kunnen daadwerkelijk stil komen te liggen. Denk aan orderverwerking, klantcontact, planning en administratieve zaken. Wat eerst een korte onderbreking leek, begint nu invloed te hebben op de dagelijkse bedrijfsvoering.

Na 6 uur

De storing is nog steeds niet opgelost. Inmiddels beginnen achterstanden zich op te stapelen. Betalingen zijn niet verwerkt, voorraadgegevens zijn mogelijk niet bijgewerkt en productie of logistiek kan stil komen te liggen.

Medewerkers die normaal gesproken productief zijn, kunnen hun werk niet of slechts gedeeltelijk uitvoeren. Een bedrijfsnoodplan gaat daarom niet alleen over het draaiende houden van systemen en processen, maar ook over de veiligheid en basisbehoeften van medewerkers.

Na 24 uur

Een langdurige storing kan grote financiële en operationele gevolgen hebben. Stel je voor dat je bedrijf een volledige werkdag of langer grotendeels niet normaal kan functioneren. Orders moeten alsnog worden verwerkt, klanten wachten op antwoord, leveringen lopen vertraging op en de productie kan zijn stilgevallen.

Niet ieder bedrijf heeft met dezelfde gevolgen te maken. Daarom is het belangrijk om voor je eigen organisatie vast te stellen welke processen als eerste worden geraakt en wat absoluut moet blijven functioneren.

Hoe kun je de impact van een noodsituatie beperken?

Volledige uitval is niet altijd te voorkomen, maar je kunt je er wel op voorbereiden. Denk bijvoorbeeld aan stroomvoorziening voor kritieke apparatuur, alternatieve communicatiemiddelen, offline beschikbare bedrijfsinformatie en duidelijke procedures voor medewerkers.

Breng daarnaast in kaart welke voorzieningen minimaal nodig zijn om de belangrijkste bedrijfsprocessen tijdelijk voort te zetten. Zo weet je vooraf wat je nodig hebt en hoef je tijdens een crisis niet alles nog uit te zoeken.

Zakelijke crisisvoorbereiding

Voor bedrijven is crisisvoorbereiding meer dan het aanleggen van een noodpakket. Het gaat om bedrijfscontinuïteit: ervoor zorgen dat kritieke processen ook tijdens een storing zo lang mogelijk kunnen doorgaan.

Welke processen zijn cruciaal voor mijn bedrijf?
Waar zijn deze processen van afhankelijk?
Wat valt uit wanneer de stroom- of internetverbinding wegvalt?
Hoe lang kunnen we zonder deze voorzieningen?
Welke alternatieven zijn beschikbaar?
Welke middelen hebben medewerkers nodig om tijdelijk door te kunnen werken?

Van inzicht naar voorbereiding

Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je medewerkers weten wat ze moeten doen tijdens een noodsituatie, dat de belangrijkste voorzieningen beschikbaar zijn en dat je bedrijf zo lang mogelijk verantwoord kan blijven functioneren.

Welke voorzieningen je precies nodig hebt, hangt af van je bedrijfsprocessen. In de volgende artikelen kijken we naar het maken van een continuïteitsplan en de praktische voorzieningen die je nodig hebt.