Hoe maak je een Business Continuity Plan?
Stel je voor: op een normale werkdag valt plotseling de stroom uit. Computers gaan uit, internet werkt niet meer en medewerkers kunnen niet meer bij belangrijke systemen. Wat doe je op zo’n moment?
Als vooraf is afgesproken wie welke verantwoordelijkheid heeft, welke processen prioriteit hebben en welke voorzieningen beschikbaar zijn, kun je snel handelen. Zonder plan ontstaat er al snel onduidelijkheid: wie neemt de leiding, welke werkzaamheden moeten doorgaan en wat kan tijdelijk worden stilgelegd?
Een Business Continuity Plan (BCP) of een bedrijfscontinuïteitsplan helpt je om hier vooraf over na te denken. Het doel is niet om iedere mogelijke crisis volledig te voorspellen, maar om ervoor te zorgen dat je organisatie weet wat ze moet doen wanneer belangrijke bedrijfsprocessen worden verstoord.
Wat is Business Continuity?
Business Continuity, oftewel bedrijfscontinuïteit, richt zich op het zoveel mogelijk blijven functioneren van kritieke bedrijfsprocessen tijdens en na een storing. Daarbij gaat het niet alleen om techniek. Een bedrijf is afhankelijk van verschillende onderdelen:
- Mensen: wie zijn er nodig om kritieke werkzaamheden uit te voeren?
- Processen: welke werkzaamheden moeten doorgaan?
- Techniek: welke systemen, apparatuur en digitale voorzieningen zijn noodzakelijk?
Stel je voor dat je ordersysteem uitvalt. Het probleem lijkt technisch, maar de gevolgen zijn veel groter. Medewerkers kunnen hun werk niet uitvoeren; klanten krijgen mogelijk geen informatie en bestellingen kunnen niet worden verwerkt.
Business Continuity kijkt daarom naar het hele proces: wat moet er blijven functioneren en wat hebben we daarvoor nodig?
Waarom een Business Continuity Plan?
Veel bedrijven denken pas na over continuïteit wanneer er daadwerkelijk iets misgaat.
“We zien wel wat er gebeurt.”
Dat klinkt misschien praktisch, maar tijdens een crisis is improviseren vaak juist lastig. Medewerkers hebben niet altijd dezelfde informatie, belangrijke contactgegevens zijn misschien alleen digitaal beschikbaar en niemand weet precies wie welke beslissing moet nemen.
Een plan hoeft niet ingewikkeld of tientallen pagina's lang te zijn. Een eenvoudig basisplan met duidelijke afspraken kan al veel onzekerheid wegnemen. Het belangrijkste is dat je vooraf nadenkt over de risico's, de kritieke processen en de voorzieningen die je nodig hebt om door te kunnen werken.
In 6 stappen naar een eenvoudig Business Continuity Plan
Stap 1: Breng de kritieke bedrijfsprocessen in kaart
Begin met de belangrijkste vraag: wat moet er absoluut blijven functioneren?
Kijk naar een normale werkdag en loop je bedrijfsprocessen één voor één langs. Stel je voor dat je morgen geen internet hebt. Kun je dan nog orders verwerken? Kunnen klanten betalen? Kunnen medewerkers bij belangrijke informatie? Kan de productie doorgaan?
Maak onderscheid tussen processen die kritiek, belangrijk en uitstelbaar zijn. Dit is voor elk bedrijf anders. Een zorginstelling heeft misschien andere behoeften dan een fabriek met machines. Voorbeelden van kritieke processen kunnen zijn:
- Orderverwerking
- Klantcontact
- Betalingen
- Productie
- Logistiek
- Voorraadbeheer
- Communicatie
- Toegang tot belangrijke bedrijfsinformatie
Niet ieder proces hoeft tijdens een crisis direct door te gaan. Het doel is juist om te bepalen waar de prioriteiten liggen.
Stap 2: Bepaal de belangrijkste risico’s
Als je weet welke processen essentieel zijn, kijk je vervolgens naar wat deze processen kan verstoren. Denk bijvoorbeeld aan:
- Stroomuitval
- Internet- of telefonie-uitval
- Cyberincidenten
- Extreme weersomstandigheden
- Brand of waterschade
- Uitval van belangrijke leveranciers
- Problemen met betalingsverkeer
- Personeel dat tijdelijk niet beschikbaar is
Denk je eens in dat je belangrijkste leverancier onverwacht niet kan leveren. Wat gebeurt er dan met je productie of voorraad? Of dat een cyberincident ervoor zorgt dat je medewerkers tijdelijk niet bij bedrijfssoftware kunnen.
Je hoeft niet ieder denkbaar scenario uit te werken. Begin met de risico’s die voor jouw bedrijf het meest waarschijnlijk zijn of de grootste gevolgen hebben.
Stap 3: Bepaal wat nodig is om door te kunnen werken
Je weet nu welke processen belangrijk zijn en welke risico's deze kunnen verstoren. De volgende vraag is: wat hebben we nodig om deze processen toch zo lang mogelijk voort te zetten?
Denk aan mensen, systemen en apparatuur, energie, communicatie, informatie, locatie en externe partijen. Wat als de stroom 6 uur uitvalt? Welke voorzieningen zijn dan nodig om je belangrijkste werkzaamheden te blijven uitvoeren?
Misschien zijn enkele laptops en een internetverbinding voldoende voor een deel van je medewerkers. Een magazijn of productiebedrijf heeft mogelijk veel meer nodig om operationeel te blijven.
Maak daarom per kritisch proces duidelijk wat je nodig hebt en hoe lang je zonder die voorziening kunt.
Stap 4: Maak duidelijke afspraken
Tijdens een noodsituatie wil je voorkomen dat iedereen naar elkaar kijkt en niemand weet wat er moet gebeuren.
Spreek daarom vooraf af:
- Wie neemt de leiding?
- Wie informeert medewerkers?
- Wie onderhoudt contact met klanten en leveranciers?
- Wie controleert of het gebouw veilig is?
- Wie is verantwoordelijk voor IT en communicatie?
- Wie beheert de noodvoorzieningen?
- Wanneer worden werkzaamheden stilgelegd?
- Wanneer mogen medewerkers naar huis?
Zorg er daarnaast voor dat belangrijke contactgegevens niet alleen in een online systeem staan. Wanneer internet of stroom uitvalt, wil je nog steeds kunnen beschikken over de informatie die je nodig hebt.
Stap 5: Zorg voor de benodigde noodvoorzieningen
Een plan is alleen bruikbaar als je ook daadwerkelijk beschikt over de middelen die erin staan. Als je in je plan schrijft dat medewerkers tijdens een langdurige stroomstoring met noodverlichting moeten werken, moeten die zaklampen en batterijen ook daadwerkelijk aanwezig en bereikbaar zijn.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Drinkwater
- Houdbaar noodvoedsel
- EHBO-materialen
- Zaklampen en noodverlichting
- Reservebatterijen
- Powerbanks
- Communicatiemiddelen, zoals noodradio en portofoons
- Stroomvoorziening
- Offline beschikbare bedrijfsinformatie
Stap 6: Test het plan
Een plan dat alleen op papier staat, is nog geen goed plan. Organiseer daarom een eenvoudige oefening. Stel bijvoorbeeld de volgende situatie voor: De stroom valt vandaag om 10.00 uur uit en is naar verwachting morgen pas weer beschikbaar. Wat doen we?
Laat medewerkers vervolgens stap voor stap door het scenario gaan. Kunnen ze hun contactgegevens vinden? Weten ze wie de leiding heeft? Kunnen kritieke werkzaamheden worden voortgezet? Waar liggen de noodvoorzieningen? Hoe wordt met klanten gecommuniceerd?
Tijdens zo'n oefening ontdek je vaak snel waar het plan nog niet compleet is. Misschien blijkt dat de noodverlichting op een onhandige plek ligt. Of dat belangrijke telefoonnummers alleen in een online systeem staan. Misschien is er wel een noodstroomvoorziening, maar is niet duidelijk welke apparatuur daarop moet worden aangesloten.
Juist door het plan te testen, ontdek je wat er in de praktijk nog ontbreekt.
Houd het eenvoudig en actueel
Een Business Continuity Plan hoeft geen ingewikkeld document te zijn. Het belangrijkste is dat medewerkers begrijpen wat er moet gebeuren en dat de benodigde voorzieningen beschikbaar zijn.
Begin daarom klein. Breng je kritieke processen in kaart, bepaal de belangrijkste risico's, maak duidelijke afspraken en zorg voor de middelen die je nodig hebt. Werk het plan vervolgens regelmatig bij.
Bedrijven veranderen: medewerkers vertrekken of komen erbij, systemen worden vervangen en processen veranderen. Een plan dat twee jaar geleden is opgesteld, hoeft vandaag niet meer volledig aan te sluiten op je organisatie.
Van plan naar goede voorbereiding
Een Business Continuity Plan is geen document dat je maakt om het vervolgens in een la te leggen. Het is een praktisch hulpmiddel waarmee je organisatie weet wat er moet gebeuren wanneer de normale bedrijfsvoering wordt verstoord.
Door hier vooraf over na te denken en je plan regelmatig te testen, verklein je de kans op onnodige stilstand en onduidelijkheid tijdens een crisis. Een goede voorbereiding begint daarom niet met de vraag “Wat als er iets gebeurt?”, maar met de vraag: “Wat doen wij als het gebeurt?”