Wat heb je minimaal nodig om als bedrijf door te blijven draaien?

Je hebt een Business Continuity Plan opgesteld. Je weet welke bedrijfsprocessen kritiek zijn, welke risico's je bedrijf kunnen raken en wie tijdens een noodsituatie welke verantwoordelijkheid heeft. Maar daarmee ben je er nog niet.

Morgen kan het zomaar gebeuren: de stroom valt uit. In je plan staat dat medewerkers moeten kunnen blijven werken en dat belangrijke systemen beschikbaar moeten blijven. Beschik je dan ook daadwerkelijk over de middelen om dit mogelijk te maken?

Een plan vertelt je wat je moet doen. De juiste noodvoorzieningen zorgen ervoor dat je het ook kunt uitvoeren. Welke voorzieningen je minimaal nodig hebt, hangt af van je bedrijf, het aantal medewerkers, de locatie en de processen die tijdens een crisis moeten blijven functioneren. Een kantoor heeft bijvoorbeeld andere behoeften dan een supermarkt, restaurant, verpleeghuis of productiebedrijf.

Stroom en noodstroom

Elektriciteit is voor veel bedrijven een van de belangrijkste voorwaarden om te kunnen blijven werken. Valt de stroom uit, dan kunnen computers, servers, machines, kassasystemen, verlichting en andere apparatuur direct worden geraakt.

Afhankelijk van je situatie kan een eenvoudige noodstroomvoorziening voldoende zijn, terwijl een ander bedrijf een zwaardere oplossing nodig heeft. Binnen het assortiment van Allprepare vind je verschillende oplossingen voor noodstroom, zoals aggregaten en mobiele zonnepanelen. Welke oplossing geschikt is, hangt af van het vermogen dat je nodig hebt en hoe lang je essentiële apparatuur wilt kunnen blijven gebruiken. Bekijk onze stroomvoorzieningen voor verschillende oplossingen.

Internet en communicatie

Ook zonder stroom is communicatie een belangrijke voorwaarde om je bedrijf draaiende te houden. Maar wat gebeurt er als naast de stroom ook je vaste internetverbinding uitvalt? Medewerkers kunnen mogelijk niet meer bij cloudsystemen, e-mail of andere bedrijfssoftware. Klanten en leveranciers kunnen je niet bereiken en interne communicatie kan worden bemoeilijkt.

Denk daarom vooraf na over alternatieven. Hoe blijven medewerkers bereikbaar? Hoe kunnen medewerkers onderling communiceren als de normale verbinding niet werkt? Voor communicatie tijdens een noodsituatie kunnen bijvoorbeeld portofoons worden gebruikt. Een noodradio kan daarnaast helpen om belangrijke informatie en officiële berichtgeving te blijven ontvangen wanneer reguliere communicatiekanalen niet beschikbaar zijn.

Betalingen

Voor veel bedrijven is een werkend betalingssysteem essentieel. Wat gebeurt er als een pinautomaat, kassasysteem of internetverbinding niet beschikbaar is? Stel je voor dat je winkel tijdens een stroomstoring gewoon klanten over de vloer heeft, maar betalingen niet kunnen worden verwerkt. Of dat een restaurant bestellingen ontvangt, maar het kassasysteem niet meer werkt.

Bedenk vooraf welke betaalmogelijkheden je hebt als de normale manier van betalen tijdelijk niet beschikbaar is. En zorg dat medewerkers weten wat ze in zo'n situatie moeten doen. Niet ieder bedrijf heeft dezelfde mogelijkheden of alternatieven. Het belangrijkste is dat je vooraf weet wat er gebeurt als je reguliere betalingsverkeer uitvalt.

Verlichting

Verlichting lijkt op een normale werkdag vanzelfsprekend, maar wordt tijdens een stroomstoring direct belangrijk. In een kantoor kunnen medewerkers misschien nog even bij daglicht werken. Maar in een magazijn, werkplaats of productieomgeving kan het direct onveilig worden.

Kunnen medewerkers zich veilig door het gebouw bewegen? Kunnen werkzaamheden veilig worden uitgevoerd? En waar zijn de noodlampen en zaklampen te vinden? Zorg daarom voor voldoende zaklampen, hoofdlampen en andere verlichting op goed bereikbare plaatsen. Denk ook aan voldoende batterijen en controleer regelmatig of de verlichting daadwerkelijk werkt.

Informatie en contactgegevens

Tijdens een noodsituatie heb je vaak juist de informatie nodig die normaal gesproken digitaal beschikbaar is. Denk aan belangrijke telefoonnummers, contactgegevens van medewerkers, leveranciers en hulpdiensten, noodprocedures en andere documenten die je nodig hebt om beslissingen te kunnen nemen.

Bedenk dat je internetverbinding uitvalt en alle contactgegevens alleen in een online systeem staan. Je hebt de informatie wel, maar kunt er op dat moment niet bij. Bepaal daarom vooraf welke informatie absoluut beschikbaar moet blijven en zorg ervoor dat je deze ook offline kunt raadplegen. Een noodradio kan daarnaast helpen om tijdens een langdurige storing op de hoogte te blijven van belangrijke ontwikkelingen en officiële berichtgeving.

Basisvoorzieningen voor medewerkers

Een bedrijf kan alleen blijven functioneren als medewerkers hun werk veilig en verantwoord kunnen uitvoeren. Bij een korte storing zijn basisvoorzieningen misschien nauwelijks nodig. Maar wat als medewerkers meerdere uren of zelfs langer op locatie moeten blijven? Stel je voor dat door extreem weer of een langdurige storing medewerkers niet direct naar huis kunnen. Dan wil je niet op dat moment ontdekken dat er geen drinkwater, voedsel, verlichting of andere basisvoorzieningen aanwezig zijn.

Wat heb je nodig? Dat verschilt per bedrijf

Er bestaat geen standaardpakket dat voor ieder bedrijf geschikt is. Een klein kantoor heeft andere behoeften dan een supermarkt, restaurant, verpleeghuis of productiebedrijf. Een kantoor heeft misschien vooral behoefte aan noodstroom, communicatie en voorzieningen voor medewerkers. Een supermarkt heeft daarnaast te maken met koelingen, kassasystemen en betalingen. Een productiebedrijf kan afhankelijk zijn van zware machines en specifieke energievoorzieningen. Begin daarom altijd bij je eigen bedrijfsprocessen.

Van plan naar juiste voorzieningen

Een Business Continuity Plan geeft richting, maar de uitvoering staat of valt met de voorzieningen die je daadwerkelijk beschikbaar hebt. Breng daarom niet alleen in kaart wat er moet gebeuren tijdens een crisis, maar ook wat je nodig hebt om dat mogelijk te maken.

Wil je weten welke noodvoorzieningen voor jouw bedrijf relevant kunnen zijn? We denken graag met je mee over een passende voorbereiding voor jouw organisatie.